Предположим, Вы столкнулись с непростой проблемой – Вам необходимо арендовать коммерческую недвижимость, или же просто снять в аренду офис. На что в этом случае стоит обращать внимание в первую очередь? Ведь аренда офиса включает в себя, как правило, 2 сложных этапа: выбор офисного помещения и заключение необходимых договоров.

Прежде всего, Вам нужно определиться с площадью желаемого помещения для офиса. Это делается в соответствии с количеством сотрудников Вашей компании, а также исходя из возможного числа посетителей. На данном этапе стоит тщательно продумать элементарную организацию рабочих мест сотрудников. Учтите, что минимальная площадь обычно составляет в среднем 6 кв. м. на одного человека.

Немаловажным вопросом является также местоположение. Помните, что Вас должно интересовать не только территориальное расположение офиса, но и, например, выбор удачной части здания, а также возможный подъезд транспорта к предполагаемому месту работы. Офис в центре крупного города – это, безусловно, очень престижно, однако транспортная доступность в таком случае часто является существенным «минусом» и оставляет желать лучшего. В Москве, например, одними из наиболее удобных для аренды офиса мест являются здания, которые расположены вокруг Садового кольца.

Очень важно также учесть такой момент, как расположение Вашего офиса внутри выбранного здания. Наиболее оптимальными вариантами являются первые этажи (особенно при отсутствии в здании лифта), или же, наоборот, верхние этажи – как самое престижное место для расположения офиса, согласно американским канонам.

Стоимость аренды, разумеется, является не менее значимым вопросом. В крупных городах (Москва, Санкт-Петербург и т.д.) арендная стоимость офисных помещений увеличивается пропорционально их близости к центру. Хороший офис (со всеми необходимыми коммуникациями, ремонтом) на Красной площади невозможно снять по цене аренды вполне приличного офиса в спальных районах.

Формат арендуемого помещения является также важнейшим критерием выбора. Ведь, согласитесь, есть существенная разница между арендой офиса в офисном центре, в отдельном здании, или же арендой целого особняка. Что касается офисного центра, то данный вид помещения располагает приемлемой во всех отношениях инфраструктурой для бизнеса, более того – в некоторых случаях предлагаются даже мебель, различное оборудование и оргтехника, в дополнение к аренде помещения. Данный формат имеет более высокую стоимость аренды за квадратный метр, а также предполагает существенные коммунальные платежи. Как правило, в офисных центрах необходимо заключать долгосрочный договор аренды офиса.

Поиск помещения для офиса целесообразнее начинать как можно раньше, и до того момента, как у Вас появится реальная необходимость в аренде. Стоит рассмотреть, по меньшей мере, несколько вариантов перед тем, как определяться окончательно с выбором помещения. Не самое лучшее решение – аренда офиса с откровенно демпинговой ценой.

Выбор помещения, при наличии средств, можно доверить профессионалам-риелторам, которые подыщут именно то, в чем Вы нуждаетесь (ввиду отличной осведомленности рынка коммерческой недвижимости). Тем более, что самостоятельно оценить подлинность целого комплекта необходимых документов, правильность их оформления и ряд других моментов - довольно сложно.

Ключевыми и наиважнейшими моментами на этапе заключения договоров об аренде офиса, являются следующие:

1) Теплые партнерские взаимоотношения вовсе необязательно налаживать с владельцами помещения сразу же после знакомства с ними. Дело в том, что это может уменьшить возможные правовые риски.

2) Договор аренды офисного помещения между юридическими лицами должен в обязательном порядке заключаться письменно, а в некоторых случаях необходимы нотариальное заверение, свидетельство о государственной регистрации и консультации юристов.

3) Некоторые элементарные действия Вы можете сделать самостоятельно: например, проведите юридическую проверку всех документов на право собственности, которые имеются у владельца помещения. Для уверенности в том, что свидетельство о регистрации является подлинным, а также для того, чтобы заручиться гарантиями на отсутствие ряда обременений на помещение, Вы можете запросить у арендодателя выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество (также Вы можете получить выписку самостоятельно, обратившись в соответствующие органы).

Нужно также удостовериться в компетенции лица, который подписывает с Вами договор аренды.

4) Срок заключения договора является важнейшим вопросом, который должен быть зафиксирован в договоре. Стоит также договориться с арендодателем о возможной процедуре решения проблем, которые могут возникнуть в случае неудачи. Если необходима государственная регистрация, то договор аренды офисного помещения считается заключенным с того момента, когда осуществляется государственная регистрация.

5) Срок проведения ремонта в помещении, а также сроки въезда или выезда из него – не менее существенные вопросы, решение которых в некоторых случаях требует письменной фиксации.

6) Что касается валюты, согласно которой будет осуществляться оплата, то необходимо учесть все возможные ее колебания. При резком колебании курса валют расчет происходит либо в другой валюте, либо меняется заранее оговоренная сумма платежа.

В договоре как можно более развернуто и подробно опишите процедуру возврата залога, а также причины, согласно которым залог может не возвращаться.

7) Самый последний этап – это подписание Вами и арендодателем передаточного акта.